FAQ

SimpelFact ausprobieren

Starten Sie das installierte Programm und gehen Sie im Hauptmenü zu Einstellungen. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche „Aktivieren“.

Folgen Sie den angegebenen Schritten, dann können Sie alle Optionen 3 Wochen lang ausprobieren.

Buchstaben werden auf dem Mac nicht angezeigt

Es kann ein Konflikt mit verschiedenen Versionen der Schriftart Arial vorliegen. Diese Schriftarten finden Sie in:

Programme > Schriftarten-Katalog.

Hier können Sie sehen, was wo installiert ist, und ob etwas nicht OK ist.

MwSt auf Zeilenebene in Rechnung

– Gehen Sie zu Einstellungen, Registerkarte „Rechnungszeilen“.
– Setzen Sie das Häkchen bei „MwSt in Rechnung zeigen/drucken“.

Ab der nächsten Rechnung haben Sie am Ende jeder Rechnungszeile die Möglichkeit, den MwSt-Satz für die Zeile zu ändern.

MwSt 0 / Steuerlastumkehr

– Gehen Sie zu Einstellungen, Registerkarte „Rechnungszeilen“.

– Setzen Sie das Häkchen bei „MwSt in Rechnung zeigen/drucken“.
– Stellen Sie für Rechnungen mit Steuerlastumkehr den Rechnungshinweis in der Registerkarte „Fuß“ bei „Rechnungshinweis bei keiner MwSt“ auf „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ein.

Gehen Sie jetzt zu Rechnungen. Am Ende jeder Rechnungszeile in der nächsten Rechnung, die Sie erstellen, haben Sie nun die Möglichkeit, den MwSt-Satz einzustellen. Stellen Sie in jeder Zeile die MwSt auf 0 % ein. Wenn alle Zeilen 0 sind, erscheint der bei „Rechnungshinweis bei keiner MwSt“ eingestellte Text unten in der Rechnung und wird keine MwSt berechnet.

Um automatisch 0 % MwSt auf Zeilenebene zu bekommen, kann pro Artikel im Artikelbestand eingestellt werden, dass die MwSt 0 % sein soll. Wird auch der Standard-MwSt-Satz in Einstellungen, Registerkarte „MwSt“ auf 0 % eingestellt, erscheint auch bei Zeilen, in denen die Beschreibung nicht dem Artikelbestand entnommen wird, 0 % MwSt.

Rechnungsnummerierung ab Jahresbeginn

Im Format 1-2016: eine Datensicherung durchführen, unter Einstellungen Rechnungen rückstellen“ alle Rechnungen löschen und für die nächste Rechnung 1 einstellen.

Wenn alle Rechnungen erhalten bleiben müssen: Stellen Sie die nächste Rechnung auf 20160001 (Sie können dann 9999 Rechnungen schreiben – bzw. mit 201600001 können Sie 99999 Rechnungen schreiben –, bevor es ein Problem mit dem nächsten Jahr gibt). Für das nächste Jahr (2017) Jahr können Sie dann für die erste Rechnung auf 20170001 einstellen.

PDF-Ausgabe funktioniert nicht

In diesem Fall sollten eine Reihe von Punkten kontrolliert werden:

Allgemein (Mac + Windows):
– Es ist bekannt, dass bestimmte Antivirus-Programme die Installation unbemerkt verhindern können. Deaktivieren Sie deshalb Ihr Antivirus-Programm während der Installation von SimpelFact.
– Ist die aktuelle Version von SimpelFact installiert?
– Ist „Burggraaf it PDF writer“ als Drucker installiert?
– Benennen Sie den Drucker nicht um (der Originalname ist „Burggraaf it PDF Writer“).
– Stellen Sie sicher, dass SimpelFact auf dem PC/Mac selbst installiert ist, das heißt nicht in einem Netzwerkordner.
– Gehen Sie zu Einstellungen, gehen Sie zur Registerkarte „Drucker einrichten“ und klicken Sie dort auf die Schaltfläche: „Druckerliste neu aufbauen“.
– Gehen Sie zu Einstellungen und dort zur Registerkarte „E-Mail“. Stellen Sie sicher, dass das Häkchen bei „PDF versenden“ gesetzt ist.
– Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF-Ordner“ (auf der rechten Seite). Wählen Sie den Ordner, in dem die PDFs gespeichert werden sollen. Stellen Sie sicher, dass dieser Ordner auch zugänglich ist. Stellen Sie sicher, dass sich dieser Ordner auf dem lokalen PC / Mac befindet.
– Das E-Mail-Programm muss gestartet sein oder schnell gestartet werden können. Muss es beim Start zuerst (zu) lange synchronisieren (z. B via IMAP), kann SimpelFact bei diesem Vorgang hängenbleiben. Starten Sie in diesem Fall Ihr E-Mail-Programm, bevor Sie Rechnungen versenden.

Mac:
– Auf dem System muss mindestens ein normaler Standarddrucker installiert sein, um im PDF-Format drucken zu können.

Windows:
– Um den Drucker neu zu installieren: Deinstallieren Sie den Drucker (Burggraaf_it_PDF) zuerst in der Systemsteuerung unter Drucker und Hardware und/oder Programme. Danach können Sie über die Schaltfläche PDF-Treiber installieren den Drucker erneut installieren.

Windows (für Fortgeschrittene):
– Ist Windows auf dem Laufwerk C installiert? Andernfalls können die Einträge nicht in der Registry vorgenommen werden.
– Kontrollieren Sie mit regedit, ob die folgenden 3 Positionen unter HKEY_CURRENT_User\Software\Burggraaf it PDF Writer stehen:
(Standard) REG_SZ (kein Wert) ; kein Wert
BypassSaveAs REG_SZ 1 ; muss immer 1 sein
Outputfile REG_SZ c:/documents/enz/test.pdf ; Der Pfad, wo die zuletzt ausgegebene Datei gespeichert ist
– Installieren Sie die aktuelle Ghostscript-Version. Oder laden Sie eine aktuelle Version (http://sourceforge.net/projects/ghostscript/files/GPL%20Ghostscript/9.10/gs910w32.exe/download) herunter und installieren Sie sie. Löschen Sie nach der Installation den Ordner „C:\Program Files\GPLGS“ (auf 64-Bit-Systemen: “C:\Program Files (X86)\GPLGS”).
– Wenn eine neue E-Mail erstellt wird, aber die E-Mail-Adresse nicht automatisch eingetragen und der E-Mail kein Anhang hinzugefügt wird, fehlt wahrscheinlich eine Mailsektion in der Datei win.ini. Kontrollieren Sie die Datei win.ini und fügen Sie, wenn es noch nicht vorhanden ist, Folgendes hinzu:
[Mail]
MAPI=1
CMC=1
CMCDLLNAME=mapi.dll
CMCDLLNAME32=mapi32.dll
MAPIX=1
MAPIXVER=1.0.0.1
OLEMessaging=1

Datensicherung und -wiederherstellung

– Öffnen Sie die bestehende Version von SimpelFact, gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Backup“.
– Erstellen Sie eine manuelle Datensicherung und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Das kann zum Beispiel auch ein USB-Stick sein.
– Installieren Sie die aktuelle bzw. am besten geeignete Version von SimpelFact auf dem neuen PC.
– Starten Sie auf dem neuen PC SimpelFact, gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Restore“.
– Geben Sie den Ordner an, in dem sich die Datensicherung befindet und klicken Sie auf „OK“. Alle Daten einschließlich der Registrierungsdaten werden wiederhergestellt.

Suchen nach Zeitraum in Rechnungsübersicht

– Gehen Sie im Hauptmenü zu „Rechnung, Umsatz- und MwSt-Übersicht“.
– Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Suchen“.
– Geben Sie in das Feld „Datum“ das Anfangsdatum gefolgt von 3 Punkten und das Enddatum ein (Beispiel: 01.01.2011…31.03.2011). Klicken Sie auf die Schaltfläche „Finden“ oder drücken Sie auf Eingabe.

Als Suchbereich kann auch nur der Monat mit Jahr (zum Beispiel: 01.2011…03.2011) oder nur das Jahr angegeben werden (Beispiel: 2010..2011).

Die Übersicht für den gewünschten Zeitraum wird angezeigt.

Gutschrift

Für eine Gutschrift kann eine neue Rechnung mit einem negativen Betrag (mit einem Minuszeichen vor dem Betrag, also zum Beispiel: –30,00) erstellt werden. Wird oben in der Eingabe „Gutschrift“ angekreuzt, erscheint auch der Text „Gutschrift“ (dieser Text lässt sich in den Einstellungen anpassen) oben in der gedruckten Rechnung.

Es wird nur eine Zeile gedruckt

Vergewissern Sie sich, dass im Druckdialog bei „Drucken:“ (erstes Ausklappfenster) „Datensätze in Auswahl“ und nicht „Aktueller Datensatz“ steht.

Software registrieren

Starten Sie das Programm auf Ihrem Computer. Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche „Registrieren“. Geben Sie im Popup-Fenster Ihre Registrierungsdaten ein und klicken sie auf „OK“. Danach ist die Software registriert.

Installation von Updates

Das Update können Sie auf der Website www.simpelfact.de herunterladen.

Ein Update wird zur Sicherheit neben der vorhandenen Version installiert. Informationen, wie Sie Daten – einschließlich Registrierungsdaten – übertragen, finden Sie hier: https://2ehandshardware.nl/support/help/

Individuelles Layout gestalten

Ein individuelles Layout kann nur von uns gegen Aufpreis auf Basis Ihrer Registrierungsdaten gestaltet werden. Die Kosten für die Umsetzung (auf Basis Ihrer Registrierungsdaten) betragen einmalig ab 95,– EUR zzgl. MwSt zusätzlich zu den Registrierungskosten (54,45 EUR inkl. MwSt).

Auswahl des MwSt-Satzes

Gehen Sie zu Einstellungen, Registerkarte Rechnung, Reiter Rechnungszeilen, und setzen Sie das Häkchen bei: MwSt in Rechnung zeigen/drucken. Ab der nächsten neuen Rechnung haben Sie am Ende jeder Rechnungszeile die Möglichkeit, den MwSt-Satz auszuwählen.

MwSt 19 %

Unter Einstellungen, Registerkarte MwSt, können Sie die Einstellung für den MwSt-Satz ändern. Dort können Sie auch den fest eingegebenen MwSt-Satz bei den Artikeln anpassen (die Einstellung beim Artikel hat Vorrang vor der Standardeinstellung!). Ab der nächsten Rechnung gilt diese Einstellung; bestehende Rechnungen werden nicht geändert.